Smart working: strumenti di lavoro e gestione del rischio

HR Tech

Durante l’emergenza sanitaria lo svolgimento della prestazione lavorativa a distanza, quasi sempre da casa, ha imposto un maggior utilizzo delle tecnologie come strumenti di lavoro.

In alcuni casi ha portato vantaggi rilevanti determinando un risparmio di tempo e mantenendo o migliorando la produttività, in altre occasioni ha evidenziato limiti e criticità.

Il cambio di contesto ha, in ogni modo, obbligato sia il datore di lavoro e che il lavoratore a valutare gli strumenti tecnologici con un approccio interdisciplinare.

Oggi quali sono gli strumenti di lavoro utilizzati nelle attività d’ufficio?

A fianco degli intramontabili “carta e penna” ci sono piattaforme digitali, applicazioni e device che facilitano il lavoro dentro e fuori i locali aziendali, la comunicazione e la relazione, la condivisione e l’archiviazione dei documenti, la tutela della privacy e la sicurezza dei dati e del patrimonio aziendale.

Quali sono i rischi per il datore di lavoro connessi all’uso di tali strumenti?

Uno dei principali obblighi del datore di lavoro riguarda il dovere di sicurezza verso i lavoratori. Spetta infatti al datore di lavoro valutare le misure più idonee per garantire la massima sicurezza tecnologicamente possibile.

Dall’altro lato il datore di lavoro, nell’ambito di un rapporto di lavoro subordinato, ha il potere direttivo, organizzativo e di controllo. Pertanto ha la facoltà di adottare una serie di comportamenti e verifiche sul corretto adempimento della prestazione lavorativa e sull’uso degli strumenti di lavoro.

Oggi, ancor più che in passato, va posta l’attenzione su quali sono le modalità di utilizzo delle tecnologie come strumenti di lavoro, gli eventuali limiti entro i quali è consentito l’uso privato, le conseguenze disciplinari applicabili in caso di uso non conforme ai parametri aziendali, le implicazioni con la privacy e la web security.

Il datore di lavoro è chiamato dal legislatore, dalle aspettative dei vari portatori di interesse e dal mercato a identificare e valutare i rischi con un approccio integrato.

Lo svolgimento della prestazione lavorativa “...in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa, con l’utilizzo di strumenti tecnologici, …” così come disciplinato dall’art. 18 c. 1 della legge n. 81/2017 che disciplina il lavoro agile, porta a identificare e valutare rischi che appartengono a diverse funzioni aziendali: dalla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, alla privacy, alla sicurezza informatica, alla comunicazione.

Il progetto di smart working, ha tra i primari obiettivi l’integrazione delle linee guida che regolamentano l’utilizzo dei vari strumenti di lavoro, mettendo in evidenza gli adeguati assetti organizzativi aziendali.

Le organizzazioni strutturate hanno un sistema di controllo interno che agevola l’individuazione e la gestione integrata del rischio ed offre strumenti adeguati che facilitano la realizzazione di un progetto di smart working.

Le organizzazioni non strutturate hanno la necessità di individuare una mappa su misura, adeguata alla dimensione ed alle risorse umane e tecnologiche presenti in azienda che agevoli il datore di lavoro nella determinazione preliminare dei vari fattori di rischio e nella costituzione di un adeguato modello organizzativo.

L’accordo individuale, il regolamento aziendale e l’eventuale accordo di secondo livello traducono concretamente in un piano d’azione operativo il modello organizzativo definito in sede di valutazione integrata dei rischi ed hanno il ruolo di coordinare le varie aree specialistiche, evitando così sprechi di tempo e denaro, eventuali duplicazioni di alcune operazioni o assenza di altre.

Oggi l’azienda definita dall’art. 2555 del nostro codice civile come “il complesso dei beni organizzati dall’imprenditore per l’esercizio dell’impresa” ha confini meno visibili, è più dematerializzata, meno collocata nel mondo fisico, è una rete di connessioni che vanno valutate e gestite in modo integrato, in una logica di buon governo e di continuità aziendale.

  6 maggio 2020